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PDF zu PDF/A konvertieren
PDF in das ISO-standardisierte Langzeitarchivierungsformat PDF/A umwandeln — kostenlos, direkt im Browser, kein Upload, 100% privat. Ideal für Behörden, Archivierung und DSGVO.
Was ist PDF/A und wofür wird es benötigt?
PDF/A ist ein ISO-standardisiertes Format zur Langzeitarchivierung von Dokumenten. Das „A" steht für „Archiving". Die Norm ist unter ISO 19005 veröffentlicht und definiert, welche Elemente eine PDF enthalten darf und welche ausgeschlossen sein müssen, um langfristige Lesbarkeit zu garantieren — unabhängig davon, welche Software in 10, 20 oder 50 Jahren verwendet wird.
Wer nach „PDF zu PDF/A konvertieren", „PDF/A erstellen kostenlos", „PDF Langzeitarchivierung" oder „PDF/A online" sucht, ist meist in einem behördlichen, wissenschaftlichen oder geschäftlichen Kontext tätig, in dem Dokumente langfristig rechtssicher und maschinenlesbar archiviert werden müssen.
Die verschiedenen PDF/A-Versionen im Überblick
PDF/A-1 (ISO 19005-1, basiert auf PDF 1.4): Die erste und strengste Variante. Unterscheidet zwischen Konformitätsstufe PDF/A-1a (vollständige Barrierefreiheit mit Tags und Unicode) und PDF/A-1b (nur visuelle Reproduzierbarkeit). PDF/A-1b ist die häufig geforderte Mindestanforderung.
PDF/A-2 (ISO 19005-2, basiert auf PDF 1.7): Unterstützt modernere Features wie JPEG 2000-Komprimierung, Transparenz, digitale Signaturen und eingebettete PDF/A-Dateien. Ebenfalls in Stufen a, b und u unterteilt.
PDF/A-3 (ISO 19005-3): Identisch mit PDF/A-2, erlaubt jedoch zusätzlich das Einbetten beliebiger Dateitypen — z. B. XML-Daten, Excel-Tabellen oder Original-Quelldateien. Wird z. B. für elektronische Rechnungen nach ZUGFeRD genutzt.
Wann muss ich PDF/A verwenden?
Behörden und Verwaltung: In Deutschland und der EU verlangen viele Behörden für die digitale Schriftgutverwaltung das PDF/A-Format. Das gilt für die Justiz, das Finanzamt (Steuerunterlagen), Gerichte (eRechnung, eJustice) und Bundesbehörden. Die TR-RESISCAN des BSI empfiehlt PDF/A als Zielformat für gescannte Dokumente.
Elektronische Archivierung: Wer Dokumente gesetzeskonform 10 Jahre aufbewahren muss — z. B. Buchhaltungsbelege, Verträge, Rechnungen — sollte PDF/A verwenden. Das Format stellt sicher, dass die Datei auch in Jahrzehnten noch korrekt geöffnet werden kann, da alle benötigten Ressourcen (Schriften, Farbraumprofile) eingebettet sind.
Wissenschaft und Hochschulen: Viele Universitäten fordern für digitale Dissertationen, Abschlussarbeiten oder Prüfungsunterlagen das PDF/A-Format. Repositorien wie die Deutschen Nationalbibliothek akzeptieren standardmäßig nur PDF/A.
Was unterscheidet PDF/A von einer normalen PDF?
PDF/A schließt eine Reihe von Elementen aus, die in einer normalen PDF erlaubt sind: Verschlüsselung (Passwortschutz) ist verboten, da das Dokument dauerhaft lesbar sein muss. Externe Abhängigkeiten wie Links zu externen Schriften oder Ressourcen sind unzulässig — alle Fonts müssen vollständig eingebettet sein. JavaScript, Multimedia-Inhalte und nicht standardisierte Farbraumprofile sind ebenfalls ausgeschlossen. Stattdessen müssen XMP-Metadaten vorhanden sein, die die PDF/A-Konformität deklarieren.
Datenschutz und lokale Verarbeitung
Unser Tool erstellt PDF/A-Dateien vollständig im Browser. Die gesamte Verarbeitung — Analyse, Metadatensetzung, Konvertierung — findet lokal auf deinem Gerät statt. Keine Datei wird hochgeladen oder auf Servern gespeichert. Das macht das Tool ideal für sensible Archivdokumente, die nicht in fremde Hände gelangen sollen.